企业经营活动中，如果草拟的公文不够严谨、不够准确、格式不符合语法规则以及不符合企业公文管理制度等，这些瑕疵的存在不但不能体现公文的严肃性，而且可能会严重影响企业的形象，甚至会导致公文不具有法律效力，从而给企业带来相应的风险或者损失。“公文”作为企业对外联系、交流与宣传的窗口，代表了企业的形象；作为对内的管理文件，拥有最高权威性，具有指导意义。为规范企业拟写公文的真实性、准确性、严谨性、规范性，有效提升企业形象和保障企业合法利益，本文将结合笔者企业经营活动中的公文使用特性和要求，梳理了公文拟写中常见的问题点以及相关注意事项，供各位读者参考。
01
公文的定义
公文的定义分广义与狭义之分，广义的公文定义，在《党政机关公文处理工作条例》有明确约定，公文是国家机关、党派团体和企事业单位在公务活动中形成并固定使用的一种具有特定体式的书面语言工具，具有法定效率和规范体式的公务文书。狭义的公文定义，指政府部门、行业协会等外部单位下（转）发给企业、各单位及其下属各系统的公文，还包括企业处理或联系内外部具体事务的文件，属于企业在管理和处理各类事物过程中产生的，按照严格的、规定的生效程序和规范格式制定的具有传递信息和记录作用的文件。
02
公文的文种及使用场景
公文的文种有12种，分别为：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。每一种公文文种均有特定的使用场景，具体规定如下：
A.决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
B.决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
C.命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
D.公报。适用于公布重要决定或者重大事项。
E.公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
F.通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
G.意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
H.通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
I.通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
J.报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
K.请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
L.批复。适用于答复下级机关请示事项。
M.议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
N.函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
O.纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
03
企业在草拟公文时应注意区分内部公文与外部公文
内部公文，为处理或联系企业各内部机构、各系统具体事务的文件，其对受文部门、内部机构和系统具传递信息、产生效力的作用。外部公文，是以法人公司为主体处理或联系外部机构、外部单位、外部法人公司过程中产生的，按照严格的、规定的生效程序产生，其对外部机构、外部单位或外部法人公司产生法律效力。
主送单位不一致。内部公文的主送单位为公司的内部机构、各系统；而外部公文的主送单位为外部机构、外部单位或外部法人公司等。
落款署名不一致。内部公文的落款署名为职能部门或者各授权管理模块系统，需要按照企业内部的相关规定、职责分工。通常在公文中有“呈、报、送、发”等表述；而外部公文的落款署名为法人公司，该类公文中无需存在“呈、报、送、发”等表述。
产生的效力不一致。内部公文在企业内部的受文部门、受文机构、受文系统中产生效力；而外部公文在加盖法人公司公章或者法定代表人、授权人签署后，始对外部机构、外部单位或外部法人公司产生法律效力。外部公文一经发出，对企业就必然会产生相应的法律权利或者义务。两者产生效力的对象、产生效力的程度以及影响力均不一致。
04
目前企业在经营活动中拟写公文时常见的问题点
1、未有效区分内部公文与外部公文的发文规则，导致公文的文头标识、文尾部分、落款署名使用混乱、不准确。
比如将内部公文的文头标识、落款署名使用在外部公文中或者将外部公文的文头标识、落款署名使用在内部公文中，甚者同一份公文中出现文头标识与落款署名一个属于内部公文的发文规则，一个属于外部公文的发文规则。此外，对于文尾部分的拟写规则不清晰，随意拟写“呈、报、送、发”的对象或者在外部公文中不适格的拟写“呈、报、送、发”。
2、公文中的主送单位表述不准确、使用不规范的简称或者在同一份公文中出现内外公文的接收单位混为一体。
在拟写公文时，常常出现主送单位的表述不准确，称呼上常出现错字、漏字，或者使用不规范的简称来体现。尤其是企业营销活动中对于开展促销活动、发布通报等针对同一件事情须同步发文给企业内部人员及外部合作方时，常将内外公文主送单位混同，未有效区分内、外公文。其实不同的主送单位，其接收的信息往往不一样，产生的法律效果、责任均不一样。
3、未规范使用正文标题的文种名称，正文内容的表述不够清晰、准确、严谨、规范。
鉴于公文的文种较多，不同的文种在意思表达上相近，导致业务部门在公文中使用了不恰当的文种，比如“通知”与“函”混用，“通告”与“通报”混用等。在公文内容中常见表述不清晰、逻辑混乱、用词不准确等情形。
05
拟写公文时的注意事项
1、拟写公文的基本原则应保证公文的真实、准确，严谨、规范。
真实，即公文内容表达真实，不存在虚假陈述；准确，即公文文种的选择准确无误，内容表述清楚，不会产生歧义，对同一对象使用统一名称；严谨，即公文格式或结构必须严密有序，用语必须周密确切，没有漏洞；规范，即公文格式、语言表达、符号使用均应符合相关规定，符合语法规则与逻辑规则。
2、结合公文的特性以及企业自身的公文管理制度，有效区分内部公文与外部公文的发文规则，准确表述文头标识、主送单位、文尾部分、落款署名，规范使用公文文种名称。
准确掌握文种的内涵，规范使用文种名称。依据《党政机关公文处理工作条例》的规定，目前共有15种公文文种，且每一种公文文种均有特定的使用场景，不能随意混用或者合并使用。对于公文的格式要求，从公文的首部开始，到公文的编号、公文名称（正文标题、文件标题）、公文称谓、公文正文、落款署名与发文时间、文尾部分等。每一列项，均要与企业的规定保持一致。
如对于内部公文应使用内部公文的文头标识（集团职能中心）、主送单位（集团职能中心、各系统）、文尾部分（呈、报、送、发）与落款署名（集团职能中心）；对于外部公文应使用外部公文的文头标识（法人公司）、主送单位（经销商/供应商法人公司）与落款署名（法人公司）。
end
以上，为笔者结合自身企业经营活动中的公文使用场景和要求并结合公文特性而梳理，供各位读者参考。
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