文件管理是日常工作中常见的问题，包括文件丢失、文件命名混乱、文件夹整理困难等。针对这些问题，需要寻找解决方案，以提高工作效率和减少工作烦恼。本文将介绍文件管理中常见问题的解决方法，包括利用专业文件管理软件进行组织、建立规范的文件命名规则、定期清理和整理文件夹等。通过本文的指导，读者可以学会如何更好地管理自己的文件，并避免常见的文件管理问题。
问题1：文件版本失效
案例1-1
【描述】 公司对《奶粉纸盒标准》文件的修订，未按内部文件《文件管理制度》规定的程序要求进行。不符合GB 23790—中15.2条款关于应建立文件的管理制度，并建立完整的质量管理档案的要求。
【来源】国家市场监管总局规范体系检查函〔〕342号
案例1-2
【描述】 企业未对文件进行有效管理，如现场同时提供两份不同的产品工艺流程文件，且未明确区分有效文件和作废文件。
【来源】宁夏保健食品生产企业体系检查警示函（第3号）
案例1-3
【描述】枸杞籽油质量标准文件中，产品过氧化值限量≤0.06，产品入库质检单（过程检验记录）枸杞籽油过氧化值限量标准为≤0.16，检验标准与质量要求参数不一致。部分作废工艺文件依然存放在工艺文件夹中，且未明确标识。
【来源】宁夏保健食品生产企业体系检查警示函（第1号）
解决方案
580文件管理系统将文件区分为四类，确保文件的审核流程
580文件管理系统 软件截图
问题2：供方资料未收集
案例2-1
【描述】未能提供酵母、500糕点粉供货者的许可证和产品合格证明文件，未能提供肉松、食用油的部分批次产品合格证明文件。
【来源】广西壮族自治区食品药品监督管理局关于平南县XX食品厂飞行检查情况的通告
案例2-2
【描述】原料鱼糜未见供货者生产许可资质文件。不符合GB 14881中第7.2.1条款有关采购的食品原料应当查验供货者的许可证和产品合格证明文件的要求
【来源】湖北省食药监局关于食品生产企业飞行检查警示函（第22号）
案例2-3
【描述】企业未能提供面包粉、白糖、内包装材料供应商资质；未能提供鸡蛋和食用植物油的供应商资质和检验报告……
【来源】宁夏食品生产企业体系检查警示函（第64号）
解决方案
580文件管理系统将文件的外延扩充，支持各类证据性文件的保留，包括：
问题3：内部文件不执行
案例3-1
【描述】公司内控文件《供应商审核制度》规定，采购部负责制定供应商考核标准，综合部、质量部、研发部参与供应商的考核评估工作。查《供应商评分表》，评定人只有采购部夏某某一人。不符合GB 23790—中8.2.1条款关于应建立供应商管理制度，规定供应商的选择、审核、评估程序的要求。
【来源】市监食监一函〔〕395号
案例3-2
【描述】内部文件《生产车间清洗消毒管理制度》中规定“生产前操作工对组合式空气处理机组箱体内部进行擦拭消毒”，你公司对流化床供风系统的机组箱体内部清洁消毒过程未进行记录。
【来源】国家市场监管总局规范体系检查函〔〕342号
解决方案
580文件管理系统将文件的外延扩充，支持不同使用者的权限设置，对于普通使用者可只给予预览权限。
